La médiation au service d'un projet : un cadre de travail et de dialogue qui rassure tous les participants
Vous et votre organisation avez un défi collectif à relever ?
Vous vous trouvez dans une situation complexe et d'incertitudes ?
Vous cherchez un levier de performance efficace et bon marché ?
Avec l'aide d'un médiateur, bâtissez une relation solide, équitable et saine pour régir votre collectif, votre équipe ou votre partenariat !
Il est désormais un fait que le conflit, son pourrissement et leurs conséquences – visibles et invisibles -, représentent un coût humain et financier colossal pour les organisations.
Sans même parler du risque de contagion.
Pour économiser ce coût, et surtout investir de façon durable dans le rouage essentiel de votre organisation – son capital humain -, il est primordial de consacrer du temps et de l’énergie au dialogue.
En instituant un dispositif d’écoute et de parole, le médiateur permet à votre organisation d’encourager la participation de tous et de valoriser la diversité des points de vue. En laissant de la place à la controverse tout en encadrant les interactions, le médiateur nomme les divergences et invite à l’argumentation, pour rendre l’exercice fécond. En effet, en présence de ce tiers de confiance qui veille au confort de chacun dans ces échanges collectifs – sans prendre part à leur contenu -, les participants parviennent plus facilement et sereinement à la résolution de problèmes complexes.
Pour anticiper et prévenir les conflits, faîtes le choix audacieux et gratifiant de la médiation de projet !
Vous constaterez dans votre organisation un climat de confiance, un esprit de coopération et une qualité de communication dont elle ressortira renforcée.
Dans quels cas solliciter une médiation de projet ?
En situation d’incertitude, ou de complexité due à la multitude de paramètres à prendre en compte, en présence d’acteurs aux profils et intérêts variés, en cas de concertation avec des populations diverses, le partage d’informations, la délibération et la prise de décision sont autant d’occasions de tension, qui empêchent un échange serein et équitable de points de vue. Les solutions et décisions qui en ressortent ne sont ni optimales ni durables.
Pour exemples, voici quelques situations dans lesquelles la médiation de projet constitue un cadre constructif qui favorise le travail collectif, tout en traitant en profondeur et sans heurt les risques de frictions :
Le contexte dans lequel se déroule le projet et les personnes qui y sont associées constituent un nouvel attelage qui implique apprentissage et familiarisation de la part des parties prenantes :
- une nouvelle équipe est constituée, ou
- vous vous associez à des partenaires, ou
- le projet se déroule dans un environnement incertain et/ou comporte beaucoup de contributeurs variés.
La médiation mise en place lors de la phase inaugurale du projet, ressemble ici à un coaching collectif visant à anticiper et identifier les conflits potentiels. Elle permet que chacun et chacune trouve sa place et identifie celle des autres grâce à l’écoute mutuelle. C’est l’occasion d’exprimer individuellement sa compréhension des objectifs, des moyens, des risques et des rôles dans le projet. La découverte mutuelle fait naître la confiance parmi les participants. Le projet est discuté collégialement, tout le monde se l’approprie. S’instaure progressivement une qualité relationnelle et de la communication qui garantit un fonctionnement sain de la collaboration.
La médiation de projet peut également se fixer l’objectif de définir les modalités de prise de décision et de régulation en cas de problème.
Le changement dans l’organisation provoque des incertitudes et bouleverse le fonctionnement individuel et collectif :
- une restructuration est mise en place, les priorités et les équipes sont modifiées, ou
- de nouvelles méthodes de travail sont mises en œuvre, voulues par le management ou bien induites par un nouvel outil, ou
- une nouvelle direction diffuse une nouveau fonctionnement collectif, ou encore
- une fusion avec une autre organisation implique un mélange de cultures organisationnelles, en plus de ce que suppose une restructuration.
La médiation de projet accompagne les personnes qui vivent le changement : en leur offrant un cadre structuré, confidentiel et sécurisé de dialogue, elles peuvent partager leurs ressentis, leurs craintes, leurs besoins, leurs attentes, puis co-construire avec l’ensemble des participants la façon dont elle vont s’approprier ce changement. Ce premier exercice collectif fait médiation auprès des acteurs, qui se décentrent et apprennent à travailler ensemble dans ce contexte de changement.
Votre organisation doit rechercher des solutions innovantes pour accroître sa performance.
Qu’elles soient conçues:
- de façon « fermée », en interne, ou
- de façon ouverte (« open innovation ») en sollicitant des contributions extérieures,
leur force réside dans la diversité des participants qui apporte une grande richesse d’idées.
Si l’on souhaite que cette diversité exprime tout son potentiel, la médiation de projet qui s’apparente dans ce cas à de la facilitation d’intelligence collective, s’avère une méthode efficace pour orchestrer et équilibrer les échanges.
Toutes les personnalités ne revendiquant pas naturellement l’accès à la parole, le médiateur veille à ce que toutes et tous se sentent à l’aise pour s’exprimer, reformule pour clarifier si nécessaire, dans le but d’encourager et stimuler des échanges féconds.
Pour (re)donner du sens à l’action de votre organisation et obtenir l’adhésion du personnel, vous cherchez :
- à définir sa mission, dans laquelle tant elle-même que les personnes qui la composent se reconnaissent et y trouvent leur intérêt, et
- à créer les conditions de sa mise en œuvre.
La médiation de projet apporte un cadre de dialogue neuf, grâce au recul et à la neutralité du médiateur. Détaché et à équidistance de toutes les parties prenantes, il s’assure qu’elles expriment toutes leurs ressenti, vécu, attentes, opinion. Plus qu’une étude qualitative ou un sondage à taille réelle, cette démarche permet à chaque participant de s’alimenter des échanges et y contribuer de façon dynamique.
En suivant la méthodologie et les étapes de la médiation de projet, les parties prenantes se laissent guider par la facilitation du médiateur et n’ont qu’à se concentrer sur le contenu.
Votre organisation ou collectivité doit faire des choix. Afin de préparer au mieux cette prise de décision, il peut être judicieux de consulter votre écosystème :
- dans une démarche participative auprès des personnes concernées, voire impactées, par vos décisions, ou
- dans une recherche et une exploration de contributions de la part de personnes familières de votre activité.
Lorsque le débat risque d’être difficile, riche, complexe ou passionné, la médiation de projet sert de garante à la bonne tenue des échanges. Pour les rendre possibles, intelligibles et constructifs, elle se concentre sur la qualité de la communication entre les parties prenantes, de façon à préciser le sens des messages émis.
Les dimensions internationale, multiculturelle et multilingue de vos projets et partenariats compliquent la compréhension mutuelle et la prise de décisions, et de fait constituent un risque supplémentaire au succès de vos collaborations.
Le médiateur de projet qui parle les langues de vos partenaires et en connaît bien la culture apporte, en interprète, la double compétence de modération du dialogue et de clarification sémantique. En évitant écueils et malentendus, cela écarte le risque de l’internationalisation de vos projets.
La médiation de projet se pratique également dans d'autres domaines.
- Dans un contexte de médiation de voisinage, elle vise à rassembler les habitants d’une nouvelle copropriété pour les accompagner dans la définition des règles de fonctionnement collectif. Cette démarche a la vertu de répondre à un triple objectif :
- créer de la cohésion parmi les habitants
- faire respecter le règlement
- prévenir les conflits de voisinage.
- Dans un contexte de médiation successorale, de futurs héritiers et donateurs se réunissent par anticipation en présence d’un médiateur afin de prévoir de façon conjointe la répartition du patrimoine. Au-delà des avantages fiscaux que la démarche peut présenter, elle a la vertu d’anticiper les conflits et d’encadrer les échanges qui convoquent des histoires personnelles et familiales parfois douloureuses. La médiation de projet se nomme ici l’anticipation successorale. Si celle-ci peut se dérouler devant un notaire ou en présence d’un avocat, le médiateur, en expert de la relation, offre aux participants une écoute, un accueil des émotions et une orchestration des débats pour lesquels les juristes ne sont pas nécessairement formés.